Apa yang di maksud dengan struktur surat?

1. Kepala surat / kop surat

Pada umumnya kop surat atau kepala surat mencantumkan beberapa hal yang memiliki fungsi untuk memudahkan penerima surat dalam mengetahui nama, jenis kegiatan, usaha, alamat kantor atau suatu lembaga.

Beberapa hal yang biasa dicantumkan dalam kop surat meliputi :
Logo atau lambang dari suatu lembaga atau perusahaan
Nama sebuah lembaga
Nomor telepon, faximile, email
Alamat lembaga
Khusus untuk perusahaan dapat ditambahkan dengan macam dari usahanya, kegiatan dll.

2. Tanggal pengiriman surat

Dalam penulisan tanggal, jenis surat yang memiliki kop atau kepala surat tersebut tidak perlu dicantumkan alamat atau nama dari sebuah kota, dengan alasan karena beberapa hal tersebut sudah ada dalam kop atau kepala surat.

Namun ketika surat tersebut termasuk surat pribadi, maka sebaiknya sebelum penulisan tanggal pengiriman didahului dengan penulisan alamat atau kota pengirim surat. Sebagaimana mestinya, penulisan tanggal harus selalu diikuti nama bulan dan juga tahun.

3. Nomor surat

Surat yang berasal dari suatu lembaga, perusahaan, atau kelompok pada umumnya menggunakan sebuah nomor atau kode tertentu, yang mana memiliki fungsi untuk memudahkan dalam pengaturan dan pengelompokkan surat berdasarkan isinya. serta menjadikan sebuah surat terkesan lebih akurat dalam hal surat menyurat.

4. Hal / perihal

Tujuan hal atau perihal dalam surat adalah untuk memudahkan penerima surat dalam mengetahui isi atau tujuan pokok dari surat.

5. Lampiran

Penulisan lampiran pada sebuah surat terletak dibawah nomor surat dan cukup disebutkan jumlah lembar, eksemplar, ataupun hanya cukup satu berkas. Ketika jumlah lampiran yang disertakan kurang dari sepuluh maka ditulis dengan huruf.

6. Alamat yang akan dituju

Dalam surat resmi alamat tujuan dituliskan pada dua tempat. Yang pertama adalah pada sampul surat dan yang kedua pada lembar surat. Penulisan alamat tujuan yang ada pada sampul harus ditulis dengan lengkap supaya mudah dipahami oleh pengirim.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dalam surat berfungsi untuk membuka suatu pembicaraan dan juga untuk penghormatan.

8. Isi surat

Inti dari pembicaraan pada sebuah surat dinamakan dengan isi surat. Disini letak dari pembicaraan dituangkan. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf, namun yang perlu diingat adalah dalam hal penulisan. Usahakan menulis dengan baik, dengan susunan kata yang mudah dipahami, sopan, tidak berbelit-belit, sesuai etika dan dengan gaya bahasa yang baik.

9. Penutup surat

Fungsi dari penutup surat adalah untuk menutup sebuah pembicaraan dalam surat. Dengan kata lain dapat diartikan bahwa pembicaraan dalam surat sudah selesai.

10. Tanda tangan pengirim surat

Fungsi diberi tanda tangan pada surat adalah untuk menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, dapat dipertanggungjawabkan, dan bersifat resmi.

11. Tembusan

Fungsi utama dari tembusan pada surat adalah untuk memudahkan ketika suatu saat dilakukan pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan atau yang bersangkutan.

Unsur-unsur Surat Tidak Resmi :

1. Tanggal pengiriman surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Isi surat
5. Penutup surat
6. Tanda tangan pengirim surat

Setelah mengetahui unsur-unsur yang terdapat di dalam surat resmi dan tidak resmi. Sekarang, tentu hal ini akan membuat Anda menjadi semakin mudah dalam membuat surat, baik resmi maupun tidak resmi dengan cara atau ketentuan yang baik dan benar.

Ketika membuat surat resmi gunakanlah gaya bahasa yang baku dan formal agar surat terkesan baik dan benar serta mengikuti etika pembuatan surat yang benar. Sementara itu, ketika ingin membuat surat tidak resmi, gunakan saja gaya bahasa yang bebas namun tetap sopan, tetapi meskipun gaya bahasa bebas yang digunakan, Anda harus tetap menyesuaikan dengan kepada siapa surat tersebut ditujukan.